Глава 10 Документарная гипотеза

Чтобы сделать прогноз рынка, нужны технические характеристики и установленные цены. Цифры прогноза вместе с заданным проектом числом компонентов определяют оценку стоимости производства и долю расходов на разработку и фиксированных затрат, приходящихся на одно устройство. Эти расходы, в свою очередь, определяют цены.

Если цены ниже установленных, начинается радостная раскрутка спирали успеха. Прогноз растет, стоимость одного устройства падает, а цены опускаются еще ниже.

Если цены выше установленных, начинается раскрутка спирали катастрофы, и все силы должны быть брошены на то, чтобы сломить ее. Нужно улучшить технические характеристики и разработать новые приложения, чтобы поднять рыночный прогноз. Издержки нужно снизить, чтобы получить более низкие оценки. Напряженность такого цикла часто требует больших усилий маркетолога и инженера.

При этом возможны забавные колебания. Я вспоминаю машину, у которой в течение трех лет разработки каждые полгода счетчик команд устраивался то в оперативной памяти, то вне ее. На одном этапе требовались чуть лучшие характеристики, и счетчик делали на транзисторах. На следующем этапе начиналась борьба за снижение стоимости, поэтому счетчик организовывался как адрес в оперативной памяти. В другом проекте лучший известный мне менеджер по инженерным проектам служил гигантским маховиком, гася своей инерцией колебания, исходившие от маркетинга и менеджмента.

Документы для факультета в университете

Несмотря на огромные различия в целях и деятельности, критическое множество для председателя факультета в университете составляет сходное число сходных документов. Почти каждое решение декана, совета кафедры или председателя является спецификацией или изменением следующих документов:

Цели.

Описание курса.

Требования к соискателю степени.

Предложения по исследовательской работе (и планы, при наличии финансирования).

Расписание занятий и назначение преподавателей.

Бюджет.

Помещения.

Назначение руководителей для аспирантов.

Обратите внимание, что документы очень похожи на те, которые нужны для компьютерного проекта: цели, спецификации продукта, распределение времени, денег, места и людей. Только документы с ценами отсутствуют: этим занимается законодательное собрание. Сходство не случайно — заботами всякой задачи управления являются: что, когда, по какой цене, где и кто.

Документы для программного проекта

Во многих программных проектах работа начинается с совещаний, на которых обсуждается структура; затем приступают к написанию программ. Однако как бы ни был мал проект, менеджер поступит мудро, если сразу начнет формализовать хотя бы минидокументы, которые послужат его базой данных. И он обнаружит, что ему нужны, по большей части, те же документы, что и другим менеджерам.

Что: цели. Здесь определяется, какие потребности должны быть удовлетворены, а также задачи, пожелания, ограничения и приоритеты.

Что: спецификации продукта. Начинается как предложение, а кончается как руководство и внутренняя документация. Важнейшей частью являются спецификации скорости и памяти.

Когда: график.

По какой цене: бюджет.

Где: расположение помещений.

Кто: организационная структура. Она переплетается со спецификацией интерфейса, как предсказывает закон Конвея: «Организации, проектирующие системы, неизбежно производят системы, являющиеся копиями их организационных структур».[1]Конвей идет дальше и указывает, что организационная структура первоначально отражает проект первой системы, который наверняка был ошибочным. Если проект системы должен допускать внесение изменений, то и организация должна быть готова к переменам.

Зачем нужны формальные документы?

Во-первых, необходимо записывать принятые решения. Только когда пишешь, становятся видны пропуски и проступают несогласованности. В процессе записывания возникает необходимость принятия сотен мини-решений, и их наличие отличает четкую и ясную политику от расплывчатой.

Во-вторых, посредством документов решения сообщаются исполнителям. Менеджеру приходится постоянно удивляться, что политика, которую он считал известной всем, оказывается совершенно неизвестной одному из членов его команды. Поскольку основная его работа состоит в том, чтобы все двигались в одном направлении, его главная ежедневная задача заключается в обмене информацией, а не принятии решений, и документы очень облегчат ему эту нагрузку.

Наконец, документы образуют базу данных менеджера и его контрольный список. Периодически изучая их, он видит, в какой точке пути находится, и определяет необходимость смещения акцентов или изменения направления.

Я не разделяю выдвигаемых продавцами видений «всеохватывающей информационной системы для управления», в которой администратор вводит в компьютер запрос с клавиатуры, и на экране вспыхивает нужный ему ответ. Есть много фундаментальных причин, по которым этого не произойдет. Одна причина заключается в том, что только маленькая часть, возможно 20 процентов, рабочего времени администратора занята задачами, которые требуют сведений, отсутствующих в его памяти. А все остальное время — это общение: слушать, отчитываться, обучать, убеждать, советовать, ободрять. Но для той доли, для которой действительно нужны данные, необходимы несколько важных документов, которые удовлетворяют большинство нужд.

Задача менеджера состоит в том, чтобы разработать план и выполнить его. Но только записанный план является точным и может быть сообщен другим. Такой план состоит из документов, описывающих: что, когда, по какой цене, где и кто. Этот маленький набор важных документов охватывает значительную часть работы менеджера. Если в самом начале понять их всеохватывающую и важную сущность, то они станут для менеджера добрым инструментом, а не раздражающей обузой. Сделав это, он определит свой курс более четко и быстро.